Wersja robocza. Ten dokument nie został zweryfikowany prawnie. Fragmenty oznaczone na żółto wymagają potwierdzenia lub uzupełnienia przed uznaniem polityki za ostateczną.
Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzane są dane osobowe osób, które wysyłają zgłoszenie do programu FORMAGEDON za pośrednictwem tej strony.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest Instruktor Sportu, Dietetyk Paweł Boreczek, NIP: 8571803570.
Adres zamieszkania przedsiębiorcy i adres do korespondencji: Towarowa 4, 78-132 Grzybowo. [DO POTWIERDZENIA: zgodność tego adresu z danymi przedsiębiorcy w CEIDG]
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
- e-mail: pb.trenerpersonalny@gmail.com
- telefon: 697 020 884
2. Jakie dane zbieramy
Dane podajesz sam(a) w formularzu zgłoszeniowym. Formularz zbiera:
- imię, adres e-mail i numer telefonu używany na WhatsAppie,
- wiek,
- cele treningowe i oczekiwaną zmianę (w tym, jeśli chcesz schudnąć, liczbę kilogramów),
- informacje o obecnej aktywności fizycznej,
- informacje o przeszkodach w regularności treningów,
- informację o dostępności czasowej,
- preferowany sposób płatności.
Formularz przeznaczony jest dla osób pełnoletnich. W trakcie rozmowy i ewentualnej współpracy mogę przetwarzać także treść Twojej korespondencji ze mną.
Po zakupie programu mogę poprosić Cię o wypełnienie ankiety żywieniowej, która może zawierać dane dotyczące zdrowia. Zasady ich przetwarzania opisuję w punkcie 11.
W trakcie współpracy możesz przesyłać mi przez WhatsApp nagrania wideo ze swoimi ćwiczeniami, abym ocenił technikę wykonania. Nagrania mogą przedstawiać Twój wizerunek i otoczenie, w którym ćwiczysz. Jadłospisy przekazuję jako pliki PDF, a czasowy podgląd planów żywieniowych jest udostępniany w aplikacji Dietetyk Pro.
[DO POTWIERDZENIA: zakres danych przetwarzanych w Dietetyk Pro (np. dane z ankiety, dane konta klientki) oraz to, czy klientka zakłada konto w aplikacji]
Podczas korzystania ze strony serwer, na którym jest ona hostowana, może przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP i informacje o przeglądarce (zob. punkty 5 i 12).
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Rozpatrzenie zgłoszenia i kontakt w sprawie programu (analiza odpowiedzi, rozmowa kwalifikacyjna, ustalenie, czy FORMAGEDON jest dla Ciebie odpowiedni): art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.
- Zawarcie i realizacja umowy, jeśli zostaniesz przyjęta do programu i go kupisz: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Wypełnienie obowiązków prawnych, np. podatkowych i rachunkowych, w przypadku zawarcia umowy: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony i formularza: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora.
- Ocena nagrań ćwiczeń przesyłanych przez WhatsApp oraz udostępnianie podglądu jadłospisów w Dietetyk Pro w ramach realizacji programu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. [DO POTWIERDZENIA: czy nagrania (wizerunek, otoczenie, ewentualnie widoczne dane o zdrowiu) wymagają odrębnej oceny lub zgody]
- Indywidualne dopasowanie planów żywieniowych i treningowych na podstawie ankiety żywieniowej (dane dotyczące zdrowia): art. 9 ust. 2 lit. a RODO, czyli Twoja wyraźna zgoda, wraz z podstawą z art. 6 RODO (zob. punkt 11).
[DO POTWIERDZENIA: zestaw celów i podstaw prawnych wymaga weryfikacji prawnej]
Wysłanie formularza nie oznacza zakupu ani przyjęcia do programu. Nie wymagam zgody marketingowej, a na stronie nie ma newslettera.
4. Kontakt przez WhatsApp
Z osobami, które wyślą zgłoszenie, kontaktuję się najczęściej przez WhatsApp, na numer podany w formularzu, aby umówić rozmowę kwalifikacyjną lub odpowiedzieć na pytania. Korzystając z WhatsAppa, podlegasz też zasadom i polityce prywatności jego dostawcy, który może przetwarzać dane (np. dane o komunikacji) na własnych zasadach. Jeśli wolisz inną formę kontaktu, napisz lub zadzwoń na dane z punktu 1.
W ramach programu możesz przesyłać przez WhatsApp nagrania ćwiczeń do oceny techniki, bez ustalonego limitu. Nagrania służą do uzyskania wskazówek technicznych. [DO UZUPEŁNIENIA: okres przechowywania nagrań i sposób ich usuwania]
[DO POTWIERDZENIA: podmiot dostarczający WhatsApp dla użytkowników w EOG i zakres jego roli (administrator czy podmiot przetwarzający); czy używana jest aplikacja WhatsApp Business]
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom, z których usług korzystam przy obsłudze strony i zgłoszeń:
- Formspree – usługa obsługi formularzy, przez którą przesyłane są dane z formularza zgłoszeniowego;
- Netlify – dostawca hostingu strony, który może przetwarzać dane techniczne (np. adres IP) w logach serwera;
- dostawca WhatsApp – w związku z kontaktem przez ten komunikator;
- Dietetyk Pro – aplikacja, w której udostępniany jest czasowy podgląd jadłospisów; jej dostawca może przetwarzać dane w tym zakresie;
- dostawca poczty elektronicznej – w związku z korespondencją e-mail, w tym z ankietami żywieniowymi zawierającymi dane dotyczące zdrowia, które przesyłasz na mój adres e-mail;
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub IT – w zakresie niezbędnym do ich świadczenia;
- operatorzy płatności – jeśli płatność będzie realizowana za ich pośrednictwem;
- organy publiczne i inne podmioty – jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
[DO POTWIERDZENIA: które z wymienionych podmiotów faktycznie są używane, w tym dostawca poczty (adres kontaktowy jest w domenie gmail.com) oraz ewentualni operatorzy płatności i obsługa księgowa; czy zawarto z dostawcami umowy powierzenia przetwarzania danych]
[DO POTWIERDZENIA: dostawca i warunki Dietetyk Pro: rola (administrator czy podmiot przetwarzający), umowa powierzenia przetwarzania, lokalizacja danych i to, czy dane z ankiety trafiają do aplikacji]
Powiadomienia o zgłoszeniach z Formspree trafiają do administratora. [DO POTWIERDZENIA: ustawienia Formspree: gdzie i jak długo przechowywane są zgłoszenia oraz jak je usuwać]
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy z dostawców wymienionych w punkcie 5 mogą mieć siedzibę lub przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takim wypadku przekazanie danych powinno opierać się na mechanizmie przewidzianym w RODO (np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzulach umownych).
[DO POTWIERDZENIA: czy dane faktycznie trafiają poza EOG (Formspree, Netlify, dostawca poczty, WhatsApp, Dietetyk Pro), jakie podstawy transferu stosują dostawcy i jak uzyskać ich kopię; do czasu potwierdzenia nie należy zakładać, że dane pozostają w EOG]
7. Okres przechowywania
- Osoby, które nie rozpoczną współpracy: dane będą usuwane po 90 dniach od zakończenia kontaktu, chyba że istnieje uzasadniona podstawa ich dłuższego przechowywania, np. w związku z roszczeniami.
- Klientki, które kupią program: dane są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie tak długo, jak wymagają tego przepisy (np. podatkowe i rachunkowe) lub jak jest to niezbędne do rozliczenia umowy oraz ewentualnych roszczeń.
- Ankiety żywieniowe (dane dotyczące zdrowia): są co do zasady usuwane po zakończeniu 90-dniowej współpracy (zob. punkt 11).
- Nagrania ćwiczeń przesyłane przez WhatsApp: [DO UZUPEŁNIENIA: okres przechowywania i sposób usuwania]
- Dietetyk Pro: czasowy podgląd jadłospisów wygasa po zakończeniu programu. [DO POTWIERDZENIA: czy konto i dane w aplikacji są usuwane po wygaśnięciu dostępu oraz kiedy]
[DO POTWIERDZENIA: konkretne okresy przechowywania po zawarciu umowy (przepisy podatkowe i rachunkowe, przedawnienie roszczeń) oraz sposób usuwania danych z Formspree, WhatsAppa i poczty]
8. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, jeśli przetwarzanie opiera się na umowie lub zgodzie i odbywa się w sposób zautomatyzowany,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, w tym zgody na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia (cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem).
Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się ze mną, korzystając z danych w punkcie 1. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone w formularzu jako wymagane są potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia i skontaktowania się z Tobą. Jeśli ich nie podasz, nie będę mógł rozpatrzyć zgłoszenia ani się z Tobą skontaktować w sprawie programu.
Podanie danych dotyczących zdrowia i udzielenie zgody na ich przetwarzanie są dobrowolne. Skutki ich braku opisuję w punkcie 11.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Zgłoszenia analizuję indywidualnie.
11. Dane dotyczące zdrowia
Formularz zgłoszeniowy nie zawiera pytań o stan zdrowia. Pola otwarte (np. o oczekiwaną zmianę i przeszkody w regularności) pozwalają jednak wpisać dowolną treść, dlatego prosimy, aby w formularzu nie podawać danych o zdrowiu. Takie informacje przekazujesz dopiero w ankiecie żywieniowej, po zakupie programu i po udzieleniu zgody opisanej poniżej.
[DO POTWIERDZENIA: sposób postępowania, gdy dane o zdrowiu pojawią się w polach formularza lub w rozmowie przed zakupem programu (np. ich usunięcie lub zanonimizowanie), oraz czy przy formularzu potrzebna jest dodatkowa informacja]
Jak działa ankieta
Po zakupie programu otrzymujesz ankietę żywieniową w formie dokumentu. Wypełniasz ją i odsyłasz e-mailem na adres pb.trenerpersonalny@gmail.com. Ankieta jest przekazywana wyłącznie w ten sposób, więc nie podawaj danych o zdrowiu w formularzu na stronie.
Jakie dane dotyczące zdrowia mogą się w niej znaleźć
- choroby,
- przyjmowane leki,
- alergie,
- kontuzje,
- przeciwwskazania do ćwiczeń.
Podajesz tylko te informacje, które chcesz mi przekazać.
W jakim celu je przetwarzam
Wyłącznie do indywidualnego dopasowania planów żywieniowych i treningowych do Twojej sytuacji oraz do zapewnienia ich bezpieczeństwa. Dane o zdrowiu nie są wykorzystywane do celów marketingowych.
Podstawa prawna
Dane dotyczące zdrowia przetwarzam na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę wyrażasz odrębnie, przed przekazaniem tych danych, osobno od innych oświadczeń i postanowień umowy. Przetwarzanie opiera się również na podstawie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli na wykonaniu umowy. [DO POTWIERDZENIA: właściwa podstawa z art. 6 RODO dla danych dotyczących zdrowia, wymaga weryfikacji prawnej]
[DO UZUPEŁNIENIA: treść i forma odrębnej zgody (np. oświadczenie w dokumencie ankiety lub osobna klauzula) oraz sposób jej udokumentowania, aby można było wykazać jej udzielenie]
Wycofanie zgody
Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się ze mną na dane z punktu 1. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody nie będę mógł wykorzystywać tych danych do dopasowywania planów, co może ograniczyć możliwość bezpiecznego dostosowania programu do Ciebie.
[DO POTWIERDZENIA: skutki wycofania zgody dla dalszej realizacji umowy i zakres usunięcia danych po wycofaniu zgody]
Co jeśli nie podasz tych informacji
Przekazanie danych dotyczących zdrowia jest dobrowolne i nie jest warunkiem wysłania zgłoszenia. Bez informacji niezbędnych do bezpiecznego dopasowania programu (np. o przeciwwskazaniach do ćwiczeń lub alergiach) nie będę w stanie w pełni dostosować planów żywieniowych i treningowych. Może to oznaczać ograniczenie ich zakresu lub konieczność skonsultowania treningu z lekarzem.
[DO POTWIERDZENIA: konsekwencje braku tych informacji w świetle umowy i regulaminu (regulamin nie został jeszcze przygotowany), w tym czy mogą wpływać na zakres usługi]
Przekazywanie ankiet e-mailem i odbiorcy
Ankieta trafia na skrzynkę e-mail wskazaną w punkcie 1. Dostęp do niej ma administrator. Wiadomość przechodzi przez serwery dostawcy poczty elektronicznej, który może być odbiorcą tych danych. Przekazanie danych e-mailem wiąże się z ryzykiem, np. wpisania błędnego adresu lub dostępu osób trzecich, dlatego wysyłaj ankietę wyłącznie na adres z punktu 1.
[DO POTWIERDZENIA: dostawca poczty (adres kontaktowy jest w domenie gmail.com), umowa powierzenia przetwarzania, lokalizacja serwerów i ewentualny transfer danych poza EOG]
[DO POTWIERDZENIA: technicznie: szyfrowanie wiadomości w transporcie, ewentualne zabezpieczenie załączników hasłem, zabezpieczenie skrzynki (np. uwierzytelnianie dwuskładnikowe) oraz czy dostępny jest bezpieczniejszy kanał przekazywania ankiet]
[DO POTWIERDZENIA: czy dane z ankiety, w tym dotyczące zdrowia, są wprowadzane do Dietetyk Pro, i na jakiej podstawie oraz na jakich zasadach (zob. punkt 5)]
Okres przechowywania i usuwanie
Ankiety są co do zasady usuwane po zakończeniu 90-dniowej współpracy. [DO POTWIERDZENIA: wyjątki od usunięcia (np. ochrona przed roszczeniami lub obowiązki prawne), sposób usuwania wiadomości e-mail z załącznikami ze wszystkich miejsc (skrzynka, kosz, kopie zapasowe, urządzenia) oraz moment liczenia 90 dni]
[DO POTWIERDZENIA: czy konieczne są: ocena skutków dla ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania i inne wymogi dotyczące danych szczególnych kategorii; ta sekcja nie oznacza, że wszystkie wymogi RODO zostały spełnione]
12. Pliki cookies i technologie
Na stronie dostępny jest Meta Pixel (identyfikator 1123869406386616), służący do pomiaru odwiedzin i skuteczności reklam, w tym wysłania formularza zgłoszeniowego. Pixel jest uruchamiany dopiero po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe. Odmowa nie ogranicza dostępu do strony. Zgodę można zmienić przyciskiem „Ustawienia cookies” na stronie.
Po udzieleniu zgody dane o korzystaniu ze strony mogą być przekazywane do Meta Platforms Ireland Limited. Szczegóły przetwarzania danych przez Meta znajdują się w jej polityce prywatności. Strona zapisuje w pamięci przeglądarki wybór zgody marketingowej, a po skutecznym wysłaniu formularza tymczasowy znacznik potrzebny do zarejestrowania zdarzenia „Kontakt”; znacznik nie zawiera danych z formularza.
Strona korzysta z następujących technologii:
- czcionki ładowane z serwerów Google Fonts, co oznacza przesłanie do Google adresu IP i danych przeglądarki;
- wysyłka formularza do Formspree po kliknięciu przycisku wysyłania zgłoszenia;
- hosting Netlify, który może przetwarzać dane techniczne w logach serwera.
Strona zawiera także odnośniki do zewnętrznych serwisów (np. Facebooka). Po kliknięciu w nie obowiązują zasady tych serwisów.
[DO POTWIERDZENIA: czy strona lub hosting ustawiają pliki cookies lub korzystają z pamięci przeglądarki; czy czcionki Google mają być zastąpione hostowanymi lokalnie; czy potrzebny jest baner cookies i jakie informacje powinny się znaleźć w polityce]
13. Bezpieczeństwo danych
Stosuję środki techniczne i organizacyjne ograniczające ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych, takie jak ograniczenie dostępu do zgłoszeń do administratora.
Dane dotyczące zdrowia wymagają szczególnej ochrony. Ankiety przekazywane e-mailem są objęte tymi samymi środkami ograniczającymi dostęp, a ich bezpieczeństwo techniczne wymaga weryfikacji (zob. punkt 11).
[DO POTWIERDZENIA: rzeczywiste zabezpieczenia: szyfrowane połączenie z witryną (HTTPS), zabezpieczenie kont Formspree, Netlify, poczty i WhatsAppa (np. uwierzytelnianie dwuskładnikowe), zasady dostępu do danych]
14. Zmiany polityki
Politykę mogę aktualizować, np. gdy zmienią się przepisy lub sposób działania strony. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą obowiązywania podaną na początku dokumentu.